熊貓1003 / 館室工作 / DB43/T263-2005:檔案工作規范化管理

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DB43/T263-2005:檔案工作規范化管理

2016-11-23  熊貓1003

檔案工作規范化管理

湖南省地方標準DB43/T263-2005

(省質量技術監督局發布 200581日施行)

1范圍

本標準規定了湖南省國家綜合檔案館、機關和企事業單位檔案工作規范化管理等級、評估辦法和監督管理的要求。

本標準適用于湖南省區域內各級各類國家綜合檔案館、機關和企事業單位的檔案工作規范化管理等級評定。

2分類和等級

2.1分類

檔案工作規范化管理分市州縣國家綜合檔案館、機關和企事業單位三種類型。

2.2等級

檔案工作規范化管理分為省特級、省一級、省二級。省二級是對申報單位檔案工作的基本要求;省一級是對申報單位檔案工作現代化管理的基本要求;省特級為本省最高等級,是對申報單位檔案工作信息化建設的基本要求。

2.3等級劃分依據

2.3.1市州縣國家綜合檔案館規范化管理見表A.1;機關檔案工作規范化管理見表A.2;企事業檔案工作規范化管理見表A.3

2.3.2檔案工作規范化管理等級劃分按分數多少和必達項完成情況認定等級。滿分100分,每個大項內都有必須達到的項目。等級分數標準為:在必達項完成的基礎上,省特級為95分以上(含95分);省一級為8095分(含80分,不含95分);省二級為6080分(含60分,不含80分)。

3 等級劃分依據

等級認定堅持自愿申報,堅持標準,公正評估,實事求是的原則。

4申報程序

4.1根據市州縣國家綜合檔案館和機關、企事業單位檔案工作規范化管理評估內容及評分細則(見表A.1、表A.2、表A3.)逐項對照自檢,自檢合格后,再提出相應的申報等級。自檢時,各單位可請專家或省級評估員進行業務指導或咨詢。

4.2申報單位按其隸屬關系向當地檔案行政管理部門或上級主管部門提出申請。省直機關、中央在湘和省屬大型企事業單位直接向省檔案局申請。

4.3單位在提出申請時,準備如下申報材料:

4.3.1檔案工作規范化管理評估申報函,并填寫《檔案工作規范化管理評估申報表》(見附錄B.1);

4.3.2自檢報告,對照市州縣國家綜合檔案館和機關、企事業單位檔案工作規范化管理評估內容及評分細則進行自我評價,并說明扣分原因;

4.3.3自檢評分表。

5評估組織

5.1檔案行政管理部門要按評估權限組織評估對申報單位進行評估。

5.2評估組由57人組成,其中省級評估員不能少于2/3

5.3評估前,評估組必須仔細研究申報材料,再對照逐項查實。

5.4評估組通過聽、看、議、評等工作程序后應形成評估結論,并向申報單位反饋。評估結論必須要有全體評估組成員簽名,是省級評估員的要注明。

5.5檔案行政管理部門要根據管理權限及評估組的評估結論,簽署評估意見。

6等級管理

6.1檔案工作規范化管理評估工作在省檔案局的統一組織協調下,由縣級以上檔案行政管理部門分級負責組織進行。

6.2評估工作可以委托代評。被委托單位收到委托函后負責組織評估工作,并向委托單位報告評估結果。

6.3省檔案局負責省直機關、中央在湘和省屬大型企事業單位各個等級、市州直機關和企事業單位特級和市州、縣(市、區)國家綜合檔案館省特級、省一級的評估組織工作。

6.4市、州檔案局負責市州直機關、企事業單位省一級、省二級、國家綜合檔案館省二級及縣(市、區)直機關、企事業單位省特級的評估組織工作。

6.5縣(市、區)檔案局負責轄區內縣(市、區)直機關、企事業單位省一級、省二級的評估組織工作。

6.6市、州檔案局應在12月底前將本年度轄區內各等級評估結果上報省檔案局,由省檔案局統一發文通報表彰。通報是各單位及其檔案工作評先的依據之一,也是檔案工作者評聘專業技術職務依據之一。

6.7等級牌由省檔案局統一制作。

7監督管理

7.1檔案工作規范化管理等級一般三~五年復查一次,等級不搞終身制,由認定機關負責監督檢查。對不符合標準的單位限期改正,到期仍無改善的,降級或收回證書。沒有獲得最高等級的單位,經過一年的完善和提高后,可繼續申請晉級。

7.2省級評估員是參加我省檔案工作規范化管理評估的資質。省級評估員的聘任條件:

7.2.1能夠正確理解并執行國家和省關于檔案工作的方針、政策;

7.2.2 具有中級(或相當中級)以上專業技術職務并熟悉檔案工作;

7.2.3能夠熟練掌握本標準,工作認真負責。

7.3 省級評估員由市、州檔案局負責推薦,省檔案局審核聘任,省直機關、中央在湘和省屬大型企事業單位人員直接報省檔案局審核聘任。任期五年,到期可續聘。退休、辭職或調離的被聘人員視為自動解聘(省級評估員推薦表見附錄CC.1

7.4省級評估員的職責:

7.4.1對檔案工作規范化管理工作進行業務指導和提供咨詢;

7.4.2參加規范化管理評估和復查工作;

7.4.3及時向認定機關反映檔案工作規范化管理工作中的情況和問題。

7.5省級評估員如有下列情況之一時,取消其評估員資格:

7.5.1不認真履行職責,不遵守職業道德者;

7.5.2濫用職權,徇私舞弊,為個人謀取私利者;

7.5.3 違法、違規、違紀者。


 

附錄A(規范性附錄)

A.1~表A.3 給出了條款表述中檔案工作規范化管理的等級劃分依據。表A.1市州縣國家綜合檔案館規范化管理評估內容及評分細則

A.1 市州縣國家綜合檔案館規范化管理評估內容及評分細則

項目

標準分

內 容

分值

內容解釋與評分細則

備注

22

1、組織領導

10

(1)檔案館事業列入本地區國民經濟和社會發展計劃(2)

(2)檔案信息化建設納入政府信息化建設規劃(2)

(3)檔案館建設作為創建文明城市的考核指標(2)

(4)當地黨委、政府明確了分管檔案工作的領導,并為檔案館解決重要問題(2)

(5)檔案館內部機構健全,能滿足其工作需要(1)

(6)建立并嚴格執行了檔案收集、保管、整理、編目、保密、利用、統計、鑒定、安全保衛和網站管理等各項規章制度(1),缺一項不計分。

2、事業經費

5

(1)檔案館事業經費列入當地政府財政預算,并逐年增加(2)

(2)檔案館人員的保健津貼得到落實(1)

(3)檔案、資料的保管保護費與搶救費年均有2元/卷()(2)

3、隊伍建設

5

(1)按檔案館編制職數配齊,館領導符合“四化”要求(1)

(2)全員具有大專以上文化(1),受過檔案專業知識培訓(1)50歲以下人員熟悉計算機操作(1),未達此標準按比例扣分;

(3)實行專業技術職務評聘制度的檔案館其檔案專業技術職務的結構比例符合人事部門的要求(1)

4、科學研究

2

(1)有計劃、有組織地開展科學研究(1)

(2)近三年內取得一項省級以上科研或學術研究成果(1),獲市縣級獎計05分,未獲獎的不記分。

基礎設施建設

23

5、館庫建設

14

(1)館庫建設(包括新建、改建和擴建),符合《檔案館建筑設計規范》(6)

(2)現行文件服務中心、檔案史料展覽中心、愛國主義教育基地、多功能演示廳等功能性用房占館舍面積的13(6)*,未達到按比例扣分;

(3)各類用房能滿足工作需要,包括接待室、查閱室、計算機房、復印室、裱糊室、消毒室(2),缺少按比例扣分。

6、設施設備

9

(1) 安裝了符合統一規范要求的溫濕度自控系統(2)*

(2)使用了符合統一規范要求的密集架(2)

(3)有辦公自動化、多媒體與檔案數字化處理設備,主要包括計算機、復印機、照相機、攝像機、高速掃描儀、防磁柜、消毒柜、電視機、音響、功放等(5),每少一種扣0.5 分。

檔案信息資源建設

35

7、接收與征集

5

(1)接收:應接收的紙質檔案和機讀目錄均已接收進館(2),無特殊原因滯后接收的,每少一個全宗扣0.1分,扣完2分為止;

(2)征集:館藏有歷史檔案、科技檔案、專門檔案、特色檔案、重大活動(工程、科研、事件)檔案,包括聲像檔案(3)

8、整理與編目

7

(1)館藏檔案已經過系統化、規范化整理,檔案資料排放整齊有序,圖示醒目(2)

(2)每個全宗有全宗卷或全宗卡片(1),少1個扣0.1分,扣完1分為止;

(3)編輯出版了《檔案館指南》(2)

(4)《案卷目錄》、《卷內文件目錄》等檢索工具完整齊全、規范(2)

9、保管、鑒定與統計

6

(1)采取了“九防”措施,沒有丟失、霉變檔案(2),發現一處不得分;

(2)對破損、褪變檔案搶救,申報省二級達60%,省一級達80%,省特級達90%(2),未達到以上要求按比例扣分;

(3)成立了檔案鑒定工作組織,并按規定對已超過保管期限的檔案進行了鑒定(1)

(4)建立了各種統計臺帳,并按規定及時上報了統計數據(1)

10、局域網和網站建設

6

(1)館建立了檔案信息網站并有效管理(2),內容不豐富、更新不及時酌情扣分

(2)館建立了局域網并與政務網聯通(2) *,未聯通扣0.5分;

(3)采用了符合統一規范要求的軟件(2)

11、數據庫建設

11

(1)目錄數據庫(5):建立目錄數據庫,且錄入館藏檔案全部案卷目錄(3),錄入重要全宗卷內文件目錄(2),沒完成按比例扣分;

(2)全文數據庫(4):建立了現行文件全文數據庫(2),對重要全宗檔案實現全文檢索(2)

(3)多媒體數據庫(2):建立了重大活動多媒體數據庫(2)

開發利用

20

12、愛國主義教育基地

5

(1)被當地有關部門正式命名,并已掛牌(1)*

(2)有展示館藏精品或特色檔案的陳列室(2)

(3)圍繞黨和政府的中心工作、重大紀念活動和社會需求,開展專題展覽和專題講座(2)

13、現行文件服務中心

5

(1)黨委、政府發文授權檔案館開展現行文件服務,明確規定是政務信息公開場所(1)*(2)現行文件服務中心有牌子、有陣地、有專職人員管理,現行文件收集比較齊全(1)(3)制定了現行文件移交辦法,并落到實處(1)

(4)現行文件服務中心對外宣傳影響大,效果好(1)(5)按規定使用符合統一規范要求的軟件在線接收文件(1)

14、查閱服務

5

(1)依法對應開放檔案進行了鑒定,并公布了開放檔案目錄(3),否則按比例扣分;(2)查閱服務熱情周到(2),有服務指南,調卷準確、手續便捷、利用效果好,否則,酌情扣分。

15、編研工作

5

(1)利用檔案史料拍攝了電視片(2)

(2)利用網絡、報刊、電臺、電視臺公布檔案(1)

(3)檔案史料編研(2),包括正式出版和內部使用的。

注:標 * 項目表示省一級、省特級必達項

 


 

A.2 機關檔案工作規范化管理評估內容及評分細則

項目

標準分

內 容

分值

內容解釋與評分細則

備 注

組織管理

20

1、管理體制

10

(1)成立了檔案工作領導小組(1),解決了檔案工作中的實際問題(2)

(2)設置了檔案管理機構或部門(2)和檔案工作網絡(1),建立了檔案人員崗位責任制(1)

(3)檔案工作堅持集中統一管理原則(1)*

(4)制訂并落實了歸檔、保管、保密、利用、安全保衛等檔案工作制度(2)

2、隊伍建設

5

(1)組織全員學習、貫徹《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》(2)

(2)檔案人員具有大專以上學歷或中級以上職稱(1),能熟練操作計算機(1),專兼職檔案員全部經過檔案業務培訓(1)

3、履行職責

5

(1)行使了對本單位或本行業的檔案工作監督指導職能(2)

(2)按規定向同級現行文件服務中心報送現行文件資料(2)*

(3)及時向同級檔案行政管理部門報送機關檔案管理信息和統計報表(1)

保管保護條件

20

4、檔案用房

10

(1)檔案庫房符合檔案保護要求,能滿足15年左右存放檔案的需要(5)

(2)庫房、辦公室、閱覽室三分開(3)*,否則,按缺項扣分;

(3)庫房干凈、整潔、管理有序(2)

5、裝具設備

10

(1)柜架質量符合要求,數量充足,能存放15年左右的檔案(1),使用了符合統一規范要求的檔案密集架(2)

(2)庫房安裝使用了空調、去濕機(2)和符合統一規范要求的溫濕度自控系統(2)*

(3)檔案室配有計算機、復印機、照相機、光盤刻錄機、掃描儀、防磁柜、消毒柜(3),每少一種扣0.5分,扣完為止。

基礎業務工作

35

6、歸檔工作

8

(1)推行了文書處理部門和業務部門歸檔整理制度(3)

(2)歸檔文件完整、準確、及時,近三年歸檔率達100%(3)96%99%按比例扣分,在95%以下不計分;

(3)歸檔的文件制成材料、字跡符合檔案保管要求(2)

7、整理與編目

5

(1)分類科學、裝訂規范、排列有序(3)(2)編目編號系統規范(2)

8、保管與移交

9

(1)本機關各種門類、載體檔案實行了集中統一管理(2)

(2)檔案存放整齊統一,符合規范(1)

(3)建立了全宗卷,庫內有檔案資料存放示意圖(1)(4)對破損、霉變、褪變檔案進行了修復、復制(2)(5)依法定期向國家綜合檔案館移交檔案(3)*

9、鑒定與統計

3

(1)成立鑒定小組,按時完成到期檔案的鑒定(1)(2)建立檔案管理基本情況統計臺帳,統計內容全面、數據準確(2)

10、檔案數字化

10

(1)檔案信息化與本單位辦公自動化同步規劃、建設,加強了對電子公文的管理(2)*

(2)使用符合統一規范要求的檔案管理軟件(2)

(3)對紙質檔案進行數字化處理,建立了案卷和文件目錄數據庫(2)*

(4)建立全文數據庫(2),多媒體數據庫(2)

開發利用

25

11、檔案查閱

10

(1)檢索工具科學、系統、準確,能滿足利用者需要,編有《全宗介紹》、《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》、《專題目錄》等檢索工具(3)

(2)檔案員熟悉所管范圍及相關業務(2)

(3)檔案員調卷迅速、準確,查全率、查準率達98%(2)

(4)能夠及時了解利用者需要,主動提供檔案信息服務(3)

12、檔案編研

15

(1)編有組織機構沿革(2)、基礎數字匯編(2)、大事記(2)

(2)采用多種形式主動服務,對檔案信息進行深加工,經濟和社會效益顯著(5)

(3)開辟了展覽室(或陳列室)(4)

注:標 * 項目表示省一級、省特級必達項

 


 

A.2 企事業單位檔案工作規范化管理評估內容及評分細則

項目

標準分

內 容

分值

內容解釋與評分細則

備 注

組織管理

20

1、管理體制

7

(1)建立了檔案工作領導小組,并解決實際問題(2)(2)檔案工作堅持集中統一管理原則(2)*

(3)建立了相應的檔案管理部門和檔案人員崗位責任制(2)

(4)建立了檔案工作管理網絡,并開展了活動(1)

2、隊伍建設

7

(1)組織全員學習、貫徹《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》(2)

(2)檔案人員大專以上知識水平的達40%(1),中級以上專業技術職務的達20%(1),接受檔案業務培訓率達95%(2)

(3)檔案人員與其他專業技術管理人員享受同等待遇(1)

3、制度建設

6

(1)檔案工作列入單位發展規劃和年度計劃(2)

(2)建立健全了企業檔案工作制度并納入到單位管理制度和單位文化建設范圍(2)

(3)制訂并落實了歸檔、保管、保密、利用、安全保衛等制度(2)

保管保護條件

20

4、檔案用房

10

(1)檔案庫房符合檔案保護要求,能滿足永久存放檔案的要求(5)

(2)庫房、辦公室、閱覽室三分開(3)*,否則,按缺項扣分;

(3)庫房干凈、整潔、管理有序(2)

5、裝具設備

10

(1)檔案裝具質量符合要求,數量充足(2),使用了符合統一規范要求的檔案密集架(2)

(2)庫房安裝使用了空調、去濕機(1)和符合統一規范要求的溫濕度自控系統(2)*

(3)檔案室配有計算機、復印機、照相機、光盤刻錄機、掃描儀、防磁柜、消毒柜(3),每少一種扣05分,扣完為止。

基礎業務建設

35

6、檔案工作

8

(1)推行了文書處理部門和業務部門歸檔整理制度(3)

(2)歸檔文件完整、準確、及時,近三年歸檔率達100%(3)96%-99%按比例扣分,在95%以下不計分;

(3)歸檔的文件制成材料、字跡符合檔案保管要求(2)

7、整理與編目

5

(1)分類科學、裝訂規范、排列有序(3)

(2)編目編號系統規范(2)

8、保管工作

10

(1)各種門類、載體檔案實行了集中統一保管(3)(2)檔案存放整齊統一,符合規范(2)

(3)建立了全宗卷,庫內有檔案資料存放示意圖(2)(4)檔案無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象,有則進行了修復、復制(3)

9、鑒定統計

3

(1)成立鑒定小組,對到期檔案組織了鑒定(1)

(2)建立檔案管理基本情況統計臺帳,統計內容全面、數據準確(1)

(3)按要求及時向檔案行政管理部門填報有關報表(1)

10、檔案數字化

9

(1)檔案信息化與企業信息化建設同步規劃實施(2)*

(2)使用符合統一規范要求的檔案管理軟件(2)

(3)對紙質檔案進行數字化處理,建立了案卷和文件目錄數據庫(2)*

(4)建立全文數據庫(2),多媒體數據庫(1)

開發利用

25

11、利用服務

10

(1)檢索工具科學、系統、準確,能滿足利用者需要,編有《全宗介紹》、《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》、《專題目錄》等檢索工具(3)

(2)檔案人員熟悉所管范圍及相關業務(2),檔案員調卷迅速、準確、服務態度好(2)

(3)能夠及時了解利用者需要,主動提供檔案信息服務(3)

12、編研工作

10

(1)有組織沿革、大事記、全宗介紹、產品介紹或科研成果簡介、工程項目簡介、專題介紹(6)

(2)檔案資料編研成果經濟和社會效益顯著(4 )

13、檔案展覽

5

(1)開辟了檔案展覽室或陳列室(3)

(2)利用檔案拍攝電視片(2)

注:標 * 項目表示省一級、省特級必達項


附錄B(規范性附錄)

B.1 給出了條款表述中檔案工作規范化管理評估申報的格式

B.1

檔案工作規范化管理評估申報表

申報單位

申報類型與級別

分管領導姓名

檔案機構負責人

主管領導姓名

聯系電話

單位地址

    年    月已獲得               

現申請                              

單位自檢

單位(蓋章)

  年  月  日 

評估組意見

評估組組長(簽名)

認定意見

認定單位(章)

年   月   日

附錄C

(規范性附錄)

C.1 給出條款表述中檔案工作規范化管理申報省級評估員的格式

C.1

湖南省檔案工作規范化管理省級評估員推薦登記表

聘書編號:

姓名

性別

年齡

文化程度

職務

職稱

工作

單位

通訊

地址

聯系電話

郵政編碼

主要

工作

簡歷

單位

意見

(蓋章)

年  月  日

推薦

意見

(蓋章)

年  月  日

聘任

意見

(蓋章)

年  月 日

本表報送省檔案局一式一份  附1寸免冠照片2

 

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