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一頁紙掌握項目知識管理方法

2017-10-18  快讀書館

日常工作中,除了例行的工作,還有大量的工作是例外的,需要以團隊為中心,調用有限的資源,在有限的時間內,完成一系列一次性的任務,這就是項目。眾多軟件公司最主要的工作模式就是項目,產品項目與客戶實施項目。

習慣性項目化思維的人,一提到項目管理就會想到經典的以質量為中心,時間、范圍、成本所構成的項目三角形。在此三角形中,質量是項目不可變的目標,要保障質量的前提下,時間、范圍、成本,如果有一方變化就會影響到另一方的變化。

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所以,成功的項目經理會牢牢掌握這一簡單原則,當客戶或者是公司內的領導對項目的范圍、時間、成本提出變化時。項目經理就可以應用此項目三角模型來告訴相關人,要變化需要引發哪些調整。比如客戶說,我們能不能加快項目的上線時間,項目經理就可以依此提出,縮小項目范圍,或是通過增加費用來提高成本。

在沒有實施知識管理的項目團隊中,我們經常會遇到如下的情況:

項目的經驗隨著項目的結束就丟失了,未來同樣的問題還會重復的發生;

項目中好的方式方法,在項目團隊內都沒有充分傳遞,更不用說向公司傳遞了;

項目團隊在啟動時沒有做好充分的知識準備,在項目執行的過程中問題不斷;

公司知識平臺中的項目知識都是過時的,不可用的,第一手材料僅存在于有限的個人手中;

…………

知識管理的目標與價值收益也是以此三角展開的。主要的收益有:

通過知識管理提高項目的交付質量;

通過知識管理縮短項目的交付時間;

通過知識管理降低項目的交付成本。

1.項目管理與知識管理

既然項目是我們日常最主要的工作方式,如何應用知識管理的工具與方法來提高項目的交付,就成為了眾多企業知識管理有效落地的方法之一。

華為公司的知識管理與項目相結合產生了基于項目的事前學、事中學、事后學。上海寶鋼在啟動項目時就會任命項目的知識經理。企明公司在啟動項目時就會同步啟動基于項目的實踐社區……

梳理眾多企業的項目知識管理方法,可以把基于項目的知識管理分為三條原則與三個階段。整體如下圖。

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2.項目知識管理的三條原則

不以商業成功為導向的企業都是在耍流氓,不以項目交付為導向的知識管理也是在耍流氓。不得要令的項目知識管理會聽到如下的聲音:

項目人員:本來已經很忙了,再加一項知識管理工作,不是讓我們的工作更忙嗎?

知識人員:我又不懂業務,是不是就不可能做好項目的知識管理工作?

項目經理:總結輸出都不錯,但我們應該以展示當前項目的成果為主,要讓更多的人看到我們好方式。

業務主管:項目知識管理就是把當前項目的事情干好就成了,不用想別的事情。

相信在工作中,你或多或少的會聽到過以上的聲音。之所以會有這樣的聲音,是因為大家對項目知識管理還沒有形成正確的認知。

所以,項目知識管理的第一步就是得讓知識管理人員及項目成員明白,項目知識管理的三條原則:

原則一:聚焦交付。

一切的知識活動,都應該以完成當前項目交付為第一目標。項目知識管理的主要目標就是為了當前項目的交付。交付是所有人員最核心的業務目標。這是第一原則,在執行的過程中與交付有沖突時,就應該用此原則來決策。

原則二:面向未來。

所有的最終知識交付件,都是為了未來項目可用,要站在未來項目回來當前的工作。一提到項目的知識管理,很多人會想到總結、復盤。但如果只是為了說明我們過去做的如何,這樣的知識管理工作不做也罷。而應該多站在未來、以下一個同類項目的角度去思考,此項目中的哪些經驗是可能被復用的,哪些坑是可以在未來避免的。

原則三:知識教練。

知識管理人員應該多應用知識管理方法來輔導項目團隊,是知識教練而非業務專家。知識管理人員不需要也不可能變成業務專家,知識管理人員是教練,應該多應用知識管理的方式來引導項目,而非把自己變成業務專家,更不是你去幫項目人員干活。自己的定位一定要明確。

以上三條原則是項目知識管理的基礎,當無法判斷哪些事情應該干,哪些事情不應該干時,請用此三條原則來判定。同時,通過此三條原則也清晰的定義出了知識管理在項目中的定位。

基于項目管理的階段性質,可以把項目的知識管理分為啟動階段、執行階段、收尾階段三個階段來管理。在每個階段需要不同角色的人參與,采用不同的知識管理方法與行動,輸出對應的知識交付。

3.項目啟動階段的知識管理

項目啟動階段,一般是指項目的概念、計劃階段。此時項目處于計劃與準備階段。此時知識管理的主要目標是為項目的有效執行做準備。

參與知識管理的主要角色有:

項目經理:聚焦、明確項目的時間、范圍、成本與質量標準;

知識經理:協調、組織輸出項目的整體知識計劃;

外部專家:協助、識別出項目成員的能力Gap,協助找到相關學習資源(專家、經驗、同行、案例等)。

主要應用的知識管理方法有:

知識識別:識別出當前項目執行過程中需要用到的知識點,識別出當前項目成員的知識差距;

專家經驗:梳理之前以往相關項目的成功與失敗經驗,以及內外部專家的經驗;

同行協助:找到同類項目的同行人員,納入到當前項目的可用資源池中。

通過以上的方法,最主要的輸出為項目知識Charter,在Charter中需要明確如下的信息:

任命知識經理:明確任命知識經理角色,需要掌握項目知識管理能力的知識管理人員或知識助理人員;

制定學習規劃:通過應用上面的三種知識管理方法確定當前項目需要的學習內容、責任人、及完成時間等;

制定沉淀規劃:制定明確的面向未來項目的沉淀計劃,輸出時間、輸出內容、輸出人員等。

項目啟動階段的最主要工作就是要識別出項目所需要的知識內容及本項目要產出的知識內容。明確出相關的責任人與計劃時間等。

4.項目執行階段的知識管理

例如軟件類項目的開發階段、測試階段,實施類項目的交付階段……都屬于項目的執行階段。項目進入執行階段后,知識管理的主要工作有三點:沉淀過程知識、支撐當前工作、面向未來交付。

此階段參與知識管理的主要角色有:項目經理、知識經理、項目成員、外部專家。

主要應用的知識管理方法有:

事后回顧:基于事件或者是定期的事后回顧計劃,有助于項目持續改進,敏捷前進;

實踐社區:基于實踐社區協同工作,知識沉淀工作日常化處理;

專家經驗:向專家、同行求助,掃清項目中的問題,不再讓項目卡殼。

主要應用的知識管理方法有:

回顧會議:除了項目的例會及評審會議,還要結合事后回顧方法開展回顧會議活動;

專家求助:可以是實時的在線專家求助,也可以基于問題點的專家焦點討論;

在線協同:項目內的任務、協作通過實踐社區開展,項目執行的過程就是知識管理的過程。

通過以上的方法,最主要的輸出都在實踐社區中:

回顧報告:每一次的回顧產生的報告,都在線化,電子化,便于執行,更便于后續的二次應用;

經驗總結:階段性的經驗總結,或者是以往項目專家的經驗總結;

案例總結:基于事件點所產生的問題及解決方案,案例化,在線化。

項目執行的過程應該是知識管理的過程,項目管理是硬工具,知識管理是軟工具。兩者相結合推動項目有效向前發展。

5.項目收尾階段的知識管理

當項目進入總結與驗收階段時,項目就進入了收尾。傳統的項目總結只是站在了當前項目的角度思考,加入知識管理的方法,面向未來思考,有效提高組織未來相關類似項目的執行。才能做到不重復發明輪子,不重復犯錯。

此階段也需要項目經理、項目成員、知識經理、外部專家的參與。

主要應用的知識管理方法有:

知識收割:項目除了既定的交付,還需要在此基礎上面向未來項目進行知識收割;

知識分享:基于收割的成果分享推廣,讓此項目所產生的知識為組織所受益;

知識更新:更新組織已有的相關知識信息,如流程、經驗案例等。

主要的知識管理活動有:

項目總結:可以通過分頭總結與會議總結的方式,總結出未來同類項目可能犯的錯誤及可應用的優秀點;

案例寫作:基于總結,對識別出來的重點進行案例化,可能是文字化,音頻視頻化;

分享更新:與組織內的成員分享,更新相關知識信息,此時最好借助知識平臺,讓此項目產生的知識在線化。

主要產生的知識成果為知識收割信息,主要包括:

文檔收割:收割項目的過程性交付件與結果性交付件;

經驗收割:通過自我寫作或者采訪的方式挖掘出潛在的經驗,文檔化,在線化;

角色收割:基于項目角色收割,收割的內容刷新到公司內基于角色的知識地圖。

面向未來是項目收尾階段知識管理的核心思想,如果只是收割了一堆對將來無益的文檔,這樣的知識收割不做也罷。同時,一定要把收割的成果電子化,在線化。這樣才能變成公司的知識信息,才能被后續的員工所用。

項目管理與知識管理是如同人的兩條腿,有了項目管理可以讓結果有效達成,有了知識管理可以讓結果更快、更好的達成。二者缺一不可。

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